Eine der wesentlichen Aufgaben in diesem Kontext ist die korrekte Erfassung und Dokumentation zu jedem Zeitpunkt. Ob Prüfling oder Ressource, Messmittel oder Laufzettel: Alles lässt sich über den zugehörigen Barcode mit den relevanten Daten ins System importieren, zuordnen und nachverfolgen. So kann das Zuordnen von Prüflingen zu Prüfungen oder Lagerplätzen ebenso per Barcode-Scan erfolgen wie das Zuordnen von Messmitteln oder Messperipherie zu Prüfungen.

Der nötige Barcode lässt sich auch im Prüflabor erzeugen, etwa bei der Warenannahme oder nach der Kalibrierung eines Messmittels – und das sehr anwenderfreundlich: Die mobile Applikation sendet den Druckbefehl automatisch an den Drucker, der dem Anwender am nächsten ist.

Mobile Applikationen für das Prüflabor sind sowohl für Android als auch für iOS verfügbar. Der wesentliche Unterschied: Während bei Android-Geräten im Industriebereich üblicherweise ein dezidierter Barcode-Scanner eingesetzt wird, nutzen iOS-Geräte die integrierte Kamera. Darüber hinaus sind auch Tablets und Tablet-PCs im Einsatz, die über mobile Applikationen mit dem Labormanagementsystem verbunden sind.

Nach dem Erfassen der Daten ist die weitere Bearbeitung direkt in der App möglich. Hierzu gehören Start oder Unterbrechung einer Messung, die mit Zeitstempel im Activity Log gespeichert werden. Mit dem Mobilgerät erstellte Fotos werden automatisch der jeweiligen Komponente zugeordnet, der Anwender muss sich keine Gedanken über die Ablage machen.

Ein erheblicher Teil des Aufwands im Prüflabor steckt in der Prüflingslogistik mit Warenannahme, Transportlisten, Arbeitslisten, Lagerübersicht, Einlagern und Auslagern der Prüflinge sowie Transportabwicklung. Transportaufträge und Dokumentation lassen sich mit Hilfe mobiler Anwendungen reibungslos abwickeln.

Auf dem Transportweg lässt sich die Position von Prüflingen per GPS jederzeit über Ortungs-Tags feststellen. Bei der Ankunft im Prüflabor wird der Zustand des Prüflings geprüft. Ist er beschädigt, wird er automatisch auf einer Sperrfläche geparkt. Ist er dagegen in Ordnung, wählt das System anhand der erfassten Daten automatisch den optimalen Lagerplatz. Bei großen Lagerflächen ist das Finden eines Prüflings dank RFID auch ohne vorherige Einlagerung ein Kinderspiel. Ebenso erleichtert dies eine sehr dynamische Flächenbelegung im Lager.

Das Tracking endet nicht im Lager, sondern geht kontinuierlich weiter. Anstehende Aufgaben und Tätigkeiten, benötigte Messmittel, Messungen und deren Beurteilungen sowie der Abschluss der Prüfungen lassen sich zu jedem Zeitpunkt nachverfolgen. Dabei erfolgt die Protokollierung der aktuell ausgeführten Aktivitäten z. B. durch Scan eines Prüflings, einer Prüfung und einer Ressource mit anschließender Angabe der Aktivität wie „Rüsten Start“, „Prüfung Start“ oder Umlagerung in eine andere Ressource.

Der Zustand des Prüflings vor, während und nach der Prüfung sowie des Messaufbaus lassen sich direkt aus der mobilen Anwendung heraus in Fotos dokumentieren. Statusauskunft oder Statuserfassung von Prüfungen – etwa ein Logbuch für regelmäßige Checks – können per Barcode-Scan und Eingabe per Tastatur oder Freihandfunktion erfolgen.