Viele Prüflabore arbeiten deshalb mit eigenen Datenbanken auf Basis von Excel, Access oder Sharepoint, teilweise ergänzt durch ein selbst entwickeltes Web-Frontend mit angeschlossener Messdatenerfassung. Diese Lösungen erfordern häufig eine Mehrfachpflege. Weil sie so viele unterschiedliche Datenquellen abdecken, sind sie fehleranfällig und die Nachvollziehbarkeit ist nicht gewährleistet. Spätestens, wenn die Kollegen, die die eigene Datenbank aufgesetzt haben, das Unternehmen verlassen oder in Rente gehen, tauchen Probleme auf. Excel-Lösungen funktionieren zudem nur für sich allein, sobald weitere Anwendungen hinzukommen, lässt sich eine Mehrfachpflege kaum vermeiden.

Einige Labore arbeiten mit den QM-Modulen und der Inventarverwaltung von SAP oder der Planungssoftware Project von Microsoft. Für einzelne Teilbereiche wie CRM, Projektmanagement oder Dokumentenmanagement gibt es zudem unterschiedlichste Standardsoftware auf dem Markt. Der gesamte Prozess eines Prüflabors lässt sich prinzipiell mit einem heterogenen Set aus verschiedenen Softwarelösungen abdecken. Allerdings benötigen die technisch-physikalischen Labore von keinem der verfügbaren Tools alle Funktionen – bezahlen müssen sie sie trotzdem. Diese Teillösungen von unterschiedlichen Softwareanbietern lassen sich zudem meist nicht sinnvoll miteinander kombinieren.

In vielen Unternehmen sucht jede Abteilung nach eigenen Lösungen und kümmert sich nicht um die Anbindung an andere Unternehmensbereiche. Im Ergebnis passen dann Vertriebs- und Laborplanung oft nicht zusammen, weil die verschiedenen Softwaretools nicht den individuellen Anforderungen des Prüflabors entsprechen.

Standardsoftware klingt zunächst so, als ob man nur einen Knopf drücken muss und los geht’s … So einfach ist es leider nicht. Standardsoftwareanwendungen müssen in aller Regel trotzdem konfiguriert werden. Die Anpassungen können dann aber immer nur im Rahmen der Möglichkeiten des Softwareherstellers umgesetzt werden. Ist dieser nicht auf technisch-physikalische Labore spezialisiert, macht dies ein aufwändiges und kostenintensives Consulting notwendig.

Individuelle Erweiterungen führen zudem später bei jedem Update der Standardsoftware zu Problemen, weil sie danach nicht mehr brauchbar sind und bei jedem Release neu konfiguriert werden müssen. Ein Punkt, der die Kosten von Standardsoftware schwer kalkulierbar macht.

Beim Blick auf die Kosten muss man bei den meisten Softwarelösungen mit einem Lizenzmodell rechnen. Die Anbieter von Standardsoftware arbeiten in der Regel mit Lizenzgebühren, d. h. die Kunden zahlen für jeden Einzelnutzer der Software. Enthalten ist darin oft ein Softwarepflegevertrag, der zehn bis 20 Prozent der Lizenzgebühren ausmacht und gebucht werden muss.

Für kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern kann ein solches Lizenzmodell durchaus sinnvoll sein. Bei großen Unternehmen mit vielen Einzelplatzlizenzen werden die Kosten schnell sehr hoch und sind im Einkauf schwer kalkulierbar.

Alles in allem überzeugt das Angebot an Standardsoftware nicht, wenn es um die speziellen Anforderungen von technisch-physikalischen Prüflaboren geht. Als Alternative bietet dacore ein individuell entwickeltes Labormanagementsystem ohne Lizenzgebühren an.

Wir kennen die Prozesse von technisch-physikalischen Laboren im Detail und wissen um die vielfältigen Anforderungen. Auf Basis unseres Startpakets TestLab Plus 025 erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden ein maßgeschneidertes Labormanagementsystem.

Unsere Softwareentwicklung wird als Dienstleistung angeboten, zu einem transparenten Preis, der auf Basis eines gemeinsamen Workshops kalkuliert wird – ohne Lizenzgebühren, unabhängig von der Anzahl der Nutzer und ohne Softwarepflegevertrag.

Die Prüflabore erhalten von dacore am Ende des Projekts ein individuell entwickeltes Labormanagementsystem mit allen benötigten Schnittstellen (z. B. zu ERP-Systemen). Wenn sie nichts mehr daran ändern wollen, bezahlen sie über den vertraglich vereinbarten Projektpreis hinaus nichts mehr. Wenn in Zukunft Anpassungen gewünscht oder erforderlich sind, können wir jederzeit an dem Punkt weiterarbeiten, an dem das ursprüngliche Projekt abgeschlossen wurde. Wir zwingen die Kunden aber nicht zu Updates oder Anpassungen, die nicht erforderlich sind.